Образец приказа об утверждении номенклатуры дел
Назначенным по приказу ответственным за делопроизводство, если. Или разновидности документов (протоколы, приказы и др.
Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье. ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25. Перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15. Эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков. Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел.
Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.
Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации. Правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06. (устанавливает правила для школ). Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы. Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах.
В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8). Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне. Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале.
Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)
Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы. Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел. Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства.
Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.
Порядок подготовки приказа об утверждении номенклатуры дел
Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел? ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом.
Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16. Пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т.
Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью.
Как оформить приказ об утверждении номенклатуры дел
Хранится документ, как правило, на предприятии. Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06. Номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается. Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса.
Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа. Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год». Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22. Для обеспечения правильного формирования и учета дел» и т. Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа.
Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа. Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа « утвердить номенклатуру дел ООО "Весенний день" на 2017 год и ввести ее в действие с 01.
Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру. Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа. ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида « Признать утратившим силу приказ ООО "Весенний день" от 01. "Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год"». Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации.
Приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте. Нам очень жаль, но запросы, поступившие с вашего IP-адреса, похожи на автоматические. По этой причине мы вынуждены временно заблокировать доступ к поиску. Чтобы продолжить поиск, пожалуйста, введите символы с картинки в поле ввода и нажмите «Отправить». В вашем браузере отключены файлы cookies. Яндекс не сможет запомнить вас и правильно идентифицировать в дальнейшем. Чтобы включить cookies, воспользуйтесь советами на.
Возможно, автоматические запросы принадлежат не вам, а другому пользователю, выходящему в сеть с одного с вами IP-адреса. Вам необходимо один раз ввести символы в форму, после чего мы запомним вас и сможем отличать от других пользователей, выходящих с данного IP.
Приказ об утверждении номенклатуры дел
В этом случае страница с капчей не будет беспокоить вас довольно долго. Возможно, в вашем браузере установлены дополнения, которые могут задавать автоматические запросы к поиску. В этом случае рекомендуем вам отключить их. Также возможно, что ваш компьютер заражен вирусной программой, использующей его для сбора информации. Может быть, вам стоит.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.
Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично. В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.
Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период. Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.
Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел. Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т. Человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.
При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия. Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.
Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Список лиц, ответственных за исполнение приказа. Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.
Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании. При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг. Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.
Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку). Населенный пункт, в котором действует предприятие.