Журнал входящей документации образец

Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;. Журнал учета входящих документов должен содержать следующие данные:. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel.

The requested URL /images/search was not found on this server. Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в. Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Понятие регистрации, для каких документов оно применяется

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый). Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц. Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Понятие регистрации, для каких документов оно применяется

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию. Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Корреспонденцию поздравительного и личного характера.

Журнал регистрации входящих документов

Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов). Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.

Основные правила регистрации корреспонденции

Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр. За исключением официальных приглашений на деловые собрания. Формы и бланки, кроме строгой. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем. Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя.

Эту функцию может исполнять референт или. Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать не нужно так, как это не документ строгой. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер.

На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. Заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета. Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием. Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры. Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение. В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю.

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22. Следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата.

Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Почему так случилось

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.

В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый. В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.

Образец журнала регистрации входящих документов

В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19. Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх. Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем.

Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. А в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т. Или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением). Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.

Позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг. Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы. Не нашли ответа на свой вопрос? Видите неточности, неполную или неверную информацию?

Знаете, как сделать статью лучше? Хотите предложить для публикации фотографии по теме? Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!